På grunn av endringer pr. 01.01.09 i enkelte paragrafer i Lov om ferie (av 29.04.88) og krav til nøyaktige registreringer av feriefravær i vårt lønns- og personalsystem SAP, er det nødvendig å presisere noen forhold i forbindelse med loven og registrering av feriefravær

Ved å følge disse retningslinjene/rutinene vil den enkelte medarbeider kunne ha bedre oversikt over sin ferie, og arbeidsgiver vil kunne kunne følge opp sitt arbeidsgiveransvar iht. lovens intensjoner og pålegg.

Formålet med ferieloven er å sikre at arbeidstakere årlig får feriefritid og feriepenger (Ref. §1). I staten er det i tillegg inngått en egen særavtale om ferie melom de sentrale partene.

Endringene pr 01.01.2009 innebærer i hovedsak at (henvisning til ferieloven i parantes):

• både arbeidsgiver og arbeidstaker gis et større ansvar og plikt for at all lovbestemt ferie tas ut i ferieåret (§5)
• overføring og utbetaling av ikke forbrukt ferie begrenses (§7)
• den ekstra ferieuken for 60-åringer gis alle som fyller 60 år i løpet av året (§§ 5 og 11).

Følgende rutiner og bestemmelser presiseres:

1. All feriefritid skal avtales med nærmeste overordnede.
   De ansatte setter opp ønsket ferie på ferieplanen så tidlig som mulig i ferieåret.

   Planen godkjennes av enhetsleder (normalt) før 1. mai i ferieåret. Arbeidsgiver kan bestemme tidspunktet for avvikling av hovedferien på 3 uker. Arbeidstaker kan kreve at hovedferien gis i perioden 1. juni – 30.september. Tidspunkt for avvikling av den ekstra ferieuken for arbeidstakere over 60 år bestemmer vedkommende arbeidstaker selv. (Ref. §6)

2. Feriefritiden skal registreres i personal- og lønnssystemet SAP
   Registreringen SKAL omfatte alt uttak av ferie (også enkeltdager) og skal i hovedsak foretas ved den enkelte avdeling/enhet. De enheter som ikke har tilgang til SAP, sender så snart som mulig melding om ferieuttaket til personalseksjonen som registrerer fraværet.
3. Administrativt personale skal registrere sitt ferieuttak i ESS. Denne registreringen konverteres direkte i SAP.
4. Alle feriedager skal i hovedsak benyttes i løpet av ferieåret (Ref. §5).
   For arbeidstakere ved Høgskolen i Lillehammer som har fem dagers arbeidsuke gjelder følgende: Alle har rett til 25 feriedager pr. år, dvs. 5 uker á 5 arbeidsdager.
   Disse framkommer slik:
   - 4 uker og 1 dag lovbestemt iht ferieloven
   - 4 dager avtalefestede feriedager iht Hovedtariffavtalen
   I tillegg kommer:
   - 5 dager for alle som fyller 60 år i løpet av ferieåret iht ferieloven
   Antall feriedager til gode, både med og uten lønn, framkommer på lønnsslippen

5. Feriedager kan, etter lovens intensjoner, bare overføres til etterfølgende ferieår etter skriftlig avtale. Ferie som ikke er avviklet pga dokumentert sykdom/permisjon gir også grunnlag for overførin og/eller utbetaling (se pkt. 8).

   De 4 avtalefestede dagene omfattes ikke av lovens bestemmelser og kan fritt overføres til neste ferieår

6. Det er tillatt å overføre inntil 14 (10 dager iht Ferieloven + 4 dager iht Hovedavtalen) feriedager pr. år.
   §7 gir også mulighet for å avvikle forskuddsferie på 14 dager.
7. Avtale/søknad om overføring sendes Personalseksjonen via nærmeste leder innen utgangen av desember hvert år.
   Dersom arbeidsgiver/arbeidstaker ikke følger sine plikter mht å avvikle all ferie i den utstrekning det er mulig, kan dette medføre en opphopning av ikke avviklede og overførte feriedager langt utover det som kan avtales.
8. For utbetaling av feriefritid som ikke er avviklet i ferieåret må dette være dokumentert med sykemelding/godkjent permisjon (Ref. §9).
9. En arbeidstaker kan ikke motsette seg å ta ut feriefritid når feriepenger er utbetalt og ferien er med lønn.
10. Brudd på ferieloven kan føre til erstatning iht. § 14.

----------------------------------- 0000-------------------------------------------------

Opptjeningsår og ferieår:

Ferieåret følger kalenderåret.

Opptjeningsåret for feriedager med lønn og feriepenger er det forutgående kalenderår.

(Ref. § 4).

Ferie med lønn

• Arbeidstakere som har arbeidet i virksomheten minimum hele året forut for ferieåret har rett til ferie med full lønn.

• Arbeidstakere i statlig virksomhet som begynner i stilling hos ny arbeidsgiver innen statlig virksomhet, skal ha sine opptjente feriedager overført til ny arbeidsgiver. Arbeidstakeren tar med sin rett til feriepenger og feriefritid til det nye arbeidsstedet.

  Leder ved det nye arbeidsstedet har ansvar for å påse at opptjente feriedager fra tidligere arbeidsgiver blir overført nytt arbeidssted.

Ferie uten lønn

• Dersom feriepenger og betaling for ubenyttede feriedager utbetales arbeidstakeren fra tidligere arbeidsgiver (fortrinnsvis ikke statlig virksomhet), har vedkommende rett til ferie hos ny arbeidsgiver – men da uten lønn i ferien (ref. også § 5,3).
  Dette betyr at arbeidstakere som begynner i ny virksomhet i løpet av ferieåret og hvor opptjente feriedager ikke er overført fra tidligere arbeidsgiver - skal ha sine feriepenger utbetalt fra tidligere arbeidsgiver.
• Arbeidstakerne som ikke har opptjent lønn under sitt feriefravær hos sin nye arbeidsgiver har likevel rett til ferie, men uten lønn.

Lønn utbetales som vanlig i juni måned, men avviklede feriedager uten lønn vil bli trukket inn ved en senere lønnsutbetaling.

• Arbeidstaker kan motsette seg avvikling av feriefritid uten lønn i den utstrekning feriepengene ikke dekker lønnsbortfallet under feriefraværet (Ref. §5).

I teksten ovenfor er det ikke henvist til alle paragrafene i Ferieloven.

Se for øvrig ferielovens ordlyd i sin helhet under, samt PM2009-4 Endringer i bestemmelser om ferie:

http://www.lovdata.no/all/nl-19880429-021.html

http://www.sph.dep.no/templates/PersonalMelding.aspx?id=2805

Spørsmål vedr. ferie kan rettes til Personalseksjonen.

Personalseksjonen, april 2009