Planlegging av rekrutteringsprosessen har stor betydning for hvor effektiv og vellykket en rekruttering blir.

I det fleste rekrutteringsprosesser vil det være et mål å få nytilsatte på plass så raskt som mulig, eventuelt til et nærmere fastsatt tidspunkt. For å lykkes med dette er det nødvendig å forberede de ulike fasene i selve tilsettingsprosessen. Det er en rekke aktiviteter/oppgaver som skal utføres før en ny medarbeider er på plass i stillingen. Allerede fra starten av en rekrutteringsprosess skal mange personer, enheter og organer ved høgskolen involveres.

En god og riktig planlegging vil både kunne effektivisere prosessene og bidra til at regler ifm både saksbehandling og involvering overholdes. Derfor er det utarbeidet et hjelpeskjema for gjennomføring: Tids- og aktivitetsplan for rekrutteringsprosessen. Dette skjemaet inneholder en stikkordsmessig oversikt over alle oppgaver/aktiviteter som skal utføres i rekrutteringsprosessen, samt hvem som har ansvaret.

I planleggingsfasen er det i tillegg lagt inn beskrivelser av hvordan rekrutteringsbehov og kompetansebehov skal vurderes. Når kompetansebehovet skal vurderes vil kompetansebegrepet være sentralt. Videre vil utarbeidelse av stillingsbeskrivelsen med kompetansekrav være utgangspunktet for de øvrige fasene i rekrutteringsprosessen.